Znów skarga na tempo prac przy rejestracji samochodów

„Kompletny brak organizacji. Żeby załatwić sprawę rejestracji pojazdu w tym samym dniu, trzeba czekać w kolejce od 7.30 rano, bądź umówić się na odległy termin (ok. tydzień oczekiwania). Z kolei żeby odebrać dowód rejestracyjny umówienie się na konkretny termin w ogóle nie wchodzi w grę, co wiąże się z długim oczekiwaniem w kolejce... Nie wspominając o niedoinformowanych paniach w informacji odnośnie kosztów rejestracji pojazdu. Tą samą sprawę w Jastrzębiu Zdroju załatwisz w ciągu maks. 30 min przy pierwszej wizycie. Proponuję zmienić zarząd tutejszego wydziału na ludzi, którzy będą potrafili ogarnąć ten prosty system” - to opinia, jaką przysłała nam czytelniczka Anita na temat Wydziału Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Wodzisławiu Śl. Opinia, niezbyt pochlebna, nie jest pierwszą, która w ostatnich tygodniach trafia do naszej redakcji. Na początku czerwca pewien mieszkaniec Marklowic narzekał, że aby załatwić rejestrację samochodu w danym dniu, trzeba przyjść nawet o szóstej rano. Klient wiedział o możliwości umówienia się telefonicznie czy rezerwacji miejsca przez internet. Jednak oznaczało to zwykle wizytę za kilka dni, natomiast jemu przydarzyła się sytuacja losowa i musiał zarejestrować auto danego dnia. Mieszkaniec nie mógł zrozumieć, dlaczego połowa stanowisk stała pusta, choć klientów było sporo. Sytuację wyjaśniało wówczas na naszych łamach starostwo i tak naprawdę dziś urzędnicy mówią to samo. Jest sezon urlopowy, dodatkowo część personelu przebywa na zwolnieniu lekarskim czy urlopie macierzyńskim.

Uparci klienci

- Zdarza się, jak w maju, że duża absencja pracowników z powodu choroby powoduje pewne perturbacje w pracy wydziału. Na dzień dzisiejszy nie widzę jednak powodów do zmartwień, obsługa odbywa się dosyć sprawnie. Nie mogę jednak zrozumieć dlaczego nasi klienci uparcie przychodzą wcześnie rano i czekają po kilka godzin w kolejce zamiast umówić się na bezproblemową wizytę – mówi Arkadiusz Łuszczak, naczelnik wydziału. – Często także oczekują, że w punkcie informacyjnym zostanie podjęta wiążąca decyzja w ich sprawie. Tymczasem pracujące tam dwie osoby udzielają tylko informacji o sposobie załatwienia sprawy i przygotowują dokumenty do właściwej procedury. Każda z nich statystycznie ma średnio tylko nieco ponad minutę na obsługę jednego klienta,  więc nie można oczekiwać od nich dogłębnej analizy dokumentów, czy ostatecznych rozstrzygnięć. Od tego są pracownicy rejestrujący pojazdy. Osoby pracujące w punkcie informacyjnym wykonują naprawdę ciężką pracę. Mają kontakt z każdym klientem, czyli czasami z kilkoma setkami ludzi dziennie. Im również mogą zdarzyć się pomyłki i z tego tytułu ponoszą odpowiedzialność. Staramy się jednak być profesjonalistami w naszej pracy i dbać o każdego naszego klienta. Dla nich jesteśmy i pracujemy - mówi naczelnik.

Pół godziny na klienta

Wydział komunikacji obsługuje nawet do 300 osób dziennie. Najwięcej klientów odwiedza wydział w poniedziałki rano i wtedy tworzy się kolejka. Pierwsi klienci przychodzą już przed godz. 7.00, chociaż wydział czynny jest od godz. 8.00. Na wizytę w sprawie rejestracji pojazdu można się umówić telefonicznie, internetowo lub osobiście w punkcie obsługi klienta. Kalendarz zwykle zapełnia się kilka dni wcześniej, więc warto szybciej przewidzieć swoją wizytę. Umówienie się gwarantuje załatwienie sprawy bez straty czasu. Rejestracja pojazdu trwa zwykle około 30 min. Najbardziej pracochłonne jest zarejestrowanie pojazdu z zagranicy. Urzędnik musi przeczytać plik dokumentów i zeskanować je, sprawdzić dane pojazdu i wprowadzić do systemu, zamówić w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych dowód rejestracyjny a następnie przygotować do wydania tablice i pozwolenie czasowe. W wodzisławskim starostwie przeznaczonych do rejestracji jest 8 stanowisk, a jeden urzędnik rejestruje codziennie od 15 do 18 pojazdów w zależności od stopnia skomplikowania sprawy. Jeśli ktoś nie uzgodni swojej wizyty w urzędzie, może również załatwić sprawę w danym dniu, jednak powinien się uzbroić w cierpliwość, bowiem klienci umówieni traktowani są priorytetowo.

Numerki dostępne po południu

Arkadiusz Łuszczak twierdzi, że nawet gdy klient chce załatwić sprawę bez wcześniejszego umówienia się, nie musi spędzać czasu oczekiwania na rejestrację w urzędzie. Stan kolejki podawany jest na bieżąco w internecie, można także zadzwonić i zapytać jak posuwa się kolejka. Gdy w takim wypadku zdarzy się komuś spóźnić, na pewno wizyta nie przepadnie. - W czwartek wydział był czynny do godz. 17.00. Wszystkie stanowiska ds. rejestracji były czynne, a bilecik do rejestracji można było pobrać praktycznie do godz. 16.00. Zatem nie trzeba było zrywać się rano, żeby zarejestrować pojazd. Obsługa osób umówionych odbywała się na bieżąco, zaś klienci nieumówieni oczekiwali na swoją kolej około dwóch godzin - mówi naczelnik.

Co ważne, w sprawach niezwiązanych z rejestracją pojazdów urząd nie daje możliwości wpisania się do kalendarza wizyt. Co więcej, w przypadku odbioru nowego dowodu rejestracyjnego po zakończonym postępowaniu, w sprawie wyrejestrowania pojazdu lub odbioru prawa jazdy w ogóle nie ma potrzeby umawiania się. W tych sprawach obsługa klienta odbywa się na bieżąco i zazwyczaj zajmuje ok. 30 minut.

Tomasz Raudner