Przez całą dobę i siedem dni w tygodniu

Od 1 sierpnia mieszkańcy Czerwionki-Leszczyn sprawę w urzędzie gminy mogą załatwić bez wychodzenia z domu, a do tego przez siedem dni w tygodniu. Dodatkowo nie ograniczają ich żadne godziny pracy urzędu od–do, bo wszystko mogą zrobić w dogodnym dla siebie czasie, 24 godziny na dobę. Wszystko dzięki zakończonemu właśnie projektowi „e-Administracja w Powiecie Rybnickim”.

24 godz. na dobę

– Mieszkaniec bez wychodzenia z domu będzie mógł w urzędzie złożyć wniosek i w dowolnym momencie sprawdzić stan realizowanej sprawy. E-Administracja to również obieg dokumentów pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego, przede wszystkim jednak usprawnienie na linii urząd–mieszkaniec – mówi Hanna Piórecka-Nowak, rzeczniczka czerwioneckiego urzędu. Jak dodaje, przyczyni się on też do podniesienia jakości usług, ograniczenia niepotrzebnych wydatków oraz ułatwi i usprawni obsługę klienta. Dzięki niemu łatwiejszy dostęp do usług oferowanych przez urząd będą mieć także osoby niepełnosprawne. W ramach e–administracji stworzone zostały wewnętrzny system obiegu dokumentacji, na którym pracują urzędnicy przekazując dokumenty między sobą bądź innymi jednostkami czy urzędami w powiecie, system przekazywania dokumentacji na linii mieszkaniec–urząd oraz zakup sprzętu – komputerów, oprogramowania i wyposażenia. Sprzęt komputerowy na którym do tej pory pracowali czerwioneccy urzędnicy nie pójdzie na „przemiał”, ale zostanie przez gminę przekazany stowarzyszeniom, szkołom, a nawet policji. Co mieszkańcy mogą załatwić dzięki systemowi e-administracji? Sporo, bo sprawy związane m.in. z budownictwem, architekturą, urbanistyką, dowodami osobistymi, meldunkami, urodzeniami, zgonami, działalnością gospodarczą, gospodarka komunalną, nieruchomościami czy podatkami. Wystarczy wejść na stronę i zalogować się do systemu.

Za darmo

Korzystanie z platformy jest oczywiście bezpłatne. Rejestracja mieszkańców do systemu SEKAP, czyli założenie skrzynki kontaktowej jest proste. Wystarczą zaledwie z cztery kroki, żeby w najlepsze hulać po różnych jednostkach magistratu. – Zaakceptowanie regulaminu świadczenia usług Platformy Elektronicznych Usług Publicznych, wypełnienie odpowiedniego formularza rejestracji, uzupełnienie danych kontaktowych użytkownika oraz ustalenie nazwy użytkownika i hasła do skrzynki kontaktowej – wylicza Hanna Piórecka-Nowak. Kiedy skrzynka jest już aktywna mieszkaniec może wysłać do urzędu dokument. Z chwilą gdy dany dokument dotrze do urzędu, użytkownik otrzyma automatyczne potwierdzenie tego faktu w postaci tzw. UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru (tak jak w przypadku składania zeznań podatkowych za pomocą e-deklaracji), które można znaleźć w dokumentach odebranych (tam również trafi odpowiedź urzędu). Realizacja projektu e-administracja kosztowała 4 079 982,66 zł, z czego 3 393 406,30 zł to zdobyte dofinansowanie. Pozostałe pieniądze dołożyły trzy gminy – Czerwionka-Leszczyny, Gaszowice oraz Lyski, które wzięły w nim udział oraz powiat rybnicki, który jest liderem projektu. Wszystkie zalety systemu, prace z nim związane oraz korzyści omówione zostały podczas konferencji podsumowującej, która w miniony czwartek odbyła się w Centrum Edukacyjno-Kulturalnym w Czerwionce-Leszczynach. – Projekt był bardzo trudny. Można powiedzieć, że modelowy jeśli chodzi o trudności, ale zakończył się pomyślnie i liczymy na jego pozytywne rezultaty. Z czasem wszyscy przyzwyczaimy się do elektronicznego obiegu dokumentów, który będzie nas dyscyplinował i motywował do lepszej pracy. Przyznaję, że wszystkich nas czeka jeszcze trochę nauki i to nie będzie proste. Jednak ten projekt wspólny dla wielu jednostek samorządowych nauczył nas wspólnego myślenia o realizacji projektów, a to będzie niezwykle istotne w nowej perspektywie funduszy europejskich. Z pewnością  zaprocentuje też dla rozwoju naszego regionu i naszych gmin – stwierdza Grzegorz Wolnik, pełnomocnik burmistrza Czerwionki-Leszczyn ds. inwestycji. Jedno jest pewne, system e-administracji to znaczący krok w kierunku informatyzacji i cyfryzacji urzędów, który przyczyni się do sprawniejszego i szybszego załatwiania spraw administracyjnych przez mieszkańców, którzy nie zawsze w wyznaczonym czasie urzędowania mogą zdążyć do urzędu.

(MS)